Thiemo Laubach

Vom Abmähen der Akzeptanz

Was ist auf dem Bild zu sehen? Ich löse es gleich auf: das ist der Dorfanger in dem beschaulichen Ort, in dem ich mit meiner Familie wohne. Was macht so ein Dorfanger? In einem winzigen Ort wie unserem: Verschiedenes.   Zusammengefasst lässt es sich in zwei Schwerpunkte aufteilen. Erstens gibt es dort allerhand Feste. Zweitens, und das ist mit großem Abstand die Primärnutzung: es ist der Bolzplatz der Dorfjugend. Quasi morgens, mittags, abends. Zumindest in den Ferien oder an freien Tagen. Aber was ist nun dieser komische Streifen in der Mitte? So groß und breit, dass er den Dorfanger in zwei Teile teilt? Und genau das ist der Punkt. Das wusste kein Mensch. Zumindest keiner der Benutzer. Das ist keine Hypothese, ich habe gefragt. Bei mir wohnen zwei Benutzer der Kategorie “Primärnutzer”. Veränderungen “von außen” führen zu Ablehnung Das lässt also nur folgenden Schluss zu: irgendwo sitzt ein Stratege, der den Willen und das Budget hatte eine dermaßen einschneidende Veränderung in ein hervorragend laufendes System zu veranlassen. Ohne vorher die Benutzer zu fragen. Ich habe seit dieser strategischen Implementierung des ominösen Mittelstreifens keine Primärnutzung mehr beobachten können. Im Gegenteil, ich hatte Gelegenheit Rücksprache mit zwei Primärnutzern zu halten, es wird hart an einem Workaround gearbeitet. Die Parallelen schon erkannt? Es wird noch besser! Nach einigen Tagen wurde der ominöse Streifen grün! Viel schneller und anders als die Rasenfläche drumrum! Blumen womöglich. Aaaah, sagten sich einige Gelegenheitsbenutzer, meist zwar aus einem ganz anderen Fachbereich als die Primärnutzer, aber mit mit einer deutlich,…

Premiere – Das Adoption Lab für Microsoft Teams

Premierenfeier am 25.07. bei der parameta Projektberatung GmbH für unser neuestes Format: Das “Adoption Lab” für Microsoft Teams. Und wir haben es uns nicht leicht gemacht. Zum einen bietet die parameta Ihren Kunden selbst extrem hochklassige Beratungsleistung im Bereich Projektmanagement, zum anderen aber sind sie Office 365-Nutzer der ersten Stunde seit mehr als vier Jahren. Die Frage von Dr. Michael Streng an uns war einfach: “wie können wir aus Office 365 noch mehr für uns rausholen?”. Das Format “Adoption Lab” funktioniert in drei Blöcken, die im Rahmen eines Tages vor Ort mit einer Gruppe von 9 bis 16 Teilnehmern durchlaufen werden:  Block 1: Das Format Adoption Mining. In 2 Stunden durchleuchten wir mit diesem analogen Workshopformat die tägliche Arbeit der Teilnehmer, mit allen Höhen und Tiefen. Kern sind die beiden Fragen “Was nervt mich regelmäßig bei meiner Arbeit” und “Was gefällt mir regelmäßig bei meiner Arbeit”. Auf diese Weise sammeln wir in den zwei Stunden in der Regel über 100 Einzelfälle, die immer feiner beschrieben werden und nach Nutzwert verdichtet werden müssen. Block 2: Die Fälle mit dem größten Nutzwert für die Teilnehmer werden in Themenbereiche geclustert. Dabei zeigen sich die ersten Synergien im Team, aber auch Widersprüche, wie einzelne Themen der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team wahrgenommen und gelebt werden. Je nach Umfang werden 1 bis 3 dieser Themen mit allen Teilnehmern diskutiert, wie genau die Abläufe sind, welche Tools dabei zum Einsatz kommen, wo der eigentliche Nerv/die eigentliche Freude entsteht. Mit Blick in die bestehenden Systeme! Block 3:…

Die Bedeutung von Achtsamkeit im Kontext von „New Work“

Die meisten Bestrebungen im Kontext von Bestrebungen rund um den “modernen oder digitalen Arbeitsplatz” sind geprägt von einem äußeren Handlungsdruck, nicht aus dem Wunsch heraus, sich verändern zu wollen. Es greift bereits die Weisheit um sich, dass sich Menschen nicht verändern lassen, sondern nur selbst verändern können. Und dass dies der Weg zum nachhaltigen Erfolg ist. Der Effekt ist allerdings, dass das Thema New Work seit neustem nicht mehr nur (technisch) ausgerollt wird, sondern im Vorfeld lange und intensiv auf die Betroffenen eingeredet wird, bis sie in eine gewisse Resignation verfallen im Sinne „ja gut, dann gib halt her den modernen Kram. Wird schon nicht so schlimm sein.“. Das verändert nur leider überhaupt nichts. Im Gegenteil. Die Betroffenen versuchen alte Arbeits- und Verhaltensweisen möglichst gut mit rüberzunehmen. Das ist aber die größte Gefahr die Bestrebungen nachhaltig scheitern zu lassen. Wer kann das eigentlich gebrauchen? Der (vermeintliche) Nutzen von New Work wird top down formuliert und auch genauso verordnet. Hier kommt das Prinzip der Achtsamkeit ins Spiel. Nehmen wir im Kontext von New Work folgende Arbeitsdefinition von Achtsamkeit: Achtsamkeit im Kontext von New Work bedeutet die Realität der Arbeitsweisen des Einzelnen in den Vordergrund zu stellen. Mit allen Tiefen, aber auch mit allen Höhen. Und allen verbundenen Befindlichkeiten. „Wir können ja nicht jedem das Händchen halten!“ – so oder ähnlich klingt es dann aus den Reihen der Verantwortlichen. Das ist auch korrekt. Was daraus spricht ist aber die Angst überhaupt zu fragen. Denn wer Fragen stellt, auf die er die Antworten…

Aber wenn’s kaputt geht haben Sie das Problem, nicht ich!

Das Verständnis von Dienstleistung in Deutschland ist grausig. Die Situation, in der dieser Satz fiel, konnte ich eben aus 8 Meter Entfernung beobachten. Was war wohl die Situation? Ein kleines Quiz:  Die IT-Fachkraft, der einem Kollegen in der Buchhaltung erklärt, dass sein Kaffee zu dicht am Notebook steht? Der IT-Berater, der dem Kunden beibringen will, dass sich der Prozess so nicht im System abbilden lässt? Der CIO, der dem Leiter HR klarmachen will, dass er die Verantwortung trägt, wenn er nicht auf seine Empfehlung hört? Na? Wer traut sich? Hmmmmmm… Eher 2 oder eher 3… Ich mache es kurz: keines davon. Ich sitze in einer Bäckerei. Ein Kunde möchte sein übliches Brot, etwas dünner geschnitten, ebenfalls wie üblich. Der Dialog ging sinngemäß.  “Ich hätte gerne mein Doppelback. Ein bisschen dünner als auf 14 bitte.” “Ja gerne, aber schneiden kann ich nicht.” “Wieso, da ist doch die Maschine?” “Ja, ich meine, das geht mit dem Brot nicht.” “Aber wieso, das lasse ich doch immer schneiden?” “Ja, ich meine, das geht jetzt gerade mit dem Brot nicht.” “Ach so? Aber die Kollegin hat doch gerade ein Brot mit der Maschine geschnitten?” “Ja, ich meine das geht gerade mit dem Brot nicht, weil es noch warm ist. Dann kann es beim Schneiden kaputt gehen.” “Ach so. Machen sie mal trotzdem, habe ich doch immer so.” “Gut, aber wenn’s kaputt geht, haben Sie das Problem, nicht ich!” Daran lassen sich zwei Dinge festmachen, die mich im aktuellen Marktgeschehen zum Thema Digitalisierung regelmäßig zum Kopfschütteln…

Die E-Mail ist tot. Lang lebe die E-Mail!

Ein symptomatisches Beispiel aus der Beratungspraxis, wo großes Potenzial für Veränderung auf der Strecke bleibt. Der Fall: Pilotiert wird ein Chat basiertes Zusammenarbeitstool neuster Bauart aus dem Hause Microsoft. Interdisziplinäres Team, Externe sind auch beteiligt. Fokus auf zentrale Ablage von Unterlagen, asynchrone fachspezifische Diskussionen und ein Ort für Protokolle und unstrukturierte Informationen. O-Ton der Projektleiterin: „Die Zeit für das Onboarding heute Morgen habe ich über den Tag schon doppelt eingespart.“. Lasse ich mal so stehen! Nun fragt ein Teammitglied, wo er denn die Benachrichtigungseinstellungen feiner definieren könne. Dann wüsste er, wenn es eine Änderung gibt und könne darauf reagieren. Von der Sache her eine normale Frage. Aber leider auch extrem symptomatisch für die Veränderungsresistenz in den Köpfen. Es geht nicht darum zu pilotieren, wie man alte Arbeitsweisen in einem neuen Tool abbildet. Es geht darum neue Arbeitsweisen zu fördern! Veränderte Ergebnisse erfordern verändertes Verhalten. Im Rahmen der Digitalisierungsoffensiven im Kontext „Modern Workplace“ ist davon aktuell noch wenig zu sehen. Was lernen wir aus diesem Beispiel?  Eingefleischten Verhaltensweisen ist extrem schwer beizukommen. Je eingefleischter, desto veränderungsresistenter reagiert der Betroffene Die Gefahr, dass der Betroffene diese eingefleischten Verhaltensweisen auf völlig andere Kontexte zu übertragen versucht ist sehr hoch. Und sind sie erstmal dort angekommen… viel Spaß Wandel muss frühzeitig und nachhaltig geplant sein! Faustregel: wenn die IT oder der Implementierungsdienstleister schon da war, dann ist der Zeitpunkt schon zu spät.

Microsoft Teams und Amaras Gesetz

Roy Amara war Mitgründer des Institute for the Future in Palo Alto, dem intellektuellen Herzen des Silicon Valley. Er hat eine Faustregel aufgestellt, die bis heute als “Amaras Gesetz” bekannt ist: Wir neigen dazu, die Wirkung einer Technologie kurzfristig zu überschätzen und auf lange Sicht zu unterschätzen.  Warum muss ich dabei an Microsoft Teams denken? Vermutlich wegen des aktuellen Hypes rund um Teams. Versteht mich nicht falsch, wir setzten Teams seit der Geburtsstunde ein und ich unterschreibe absolut das Potenzial und den Gedanken „eine Benutzeroberfläche für verschiedene Technologien in Hintergrund“. Zwei Aber. Aber Nummer eins: Amaras Gesetz. Aktuell scheint Teams das Allheilmittel für alle verhunzten SharePoint Implementierungen zu sein. Lag ja nur an der Oberfläche von SharePoint. Nicht für Endanwender und so. Und so kommen die Verantwortlichen zu dem naheliegender Schluss, dass eine geänderte Oberfläche ein positives Projektergebnis liefert. Das ist ein Trugschluss. Denn: Aber Nummer zwei: bei einigen Mitarbeitern wird das zwar „von alleine funktionieren“, bei dem Großteil aber nicht. Im Gegenteil, die zögerlichen Mitarbeiter fühlen sich dadurch noch mehr angehängt, man verstärkt also noch den Effekt aus dem verhunzten SharePoint-Projekt. Veränderte Ergebnisse erfordern verändertes Verhalten. Deshalb frage ich im Gespräch mit „Teams ist das Allheilmittel“-Kunden die Verantwortlichen immer Sie tauschen das Tool und ändern sonst nichts? Die nachweislich erfolglosen Maßnahmen sollen durch das neue Tool plötzlich die richtigen sein? Sie kümmern sich bevorzugt um die Promotoren, der Rest wird schon mitziehen? Das Projektteam, das es das erste mal versucht hat, wird es dieses Mal schon schaffen (das gilt…

Adoption für Office 365 – where top down meets bottom up

Wir haben in den letzten Monaten viel an unseren Methoden geschliffen. Eine wichtige Frage dabei war, wie wir top down-Themen zu den Anwendern bringen, ohne dass diese sich dagegen sträuben. Im Office 365-Kontext haben sich drei “Interessensgruppen” gebildet: Wollen Office 365 einsetzen, wissen aber nicht, mit welchen Anwendungsfällen sie starten sollen Haben Office 365 im Haus, aber keinen interessiert es Haben Office 365 versucht “über die Technik” populär zu bekommen und sind gescheitert Allen stellen wir mehr oder weniger eine einfache Frage: “Habt Ihr Eure Anwender gefragt, was sie täglich machen und was dabei gut, mäßig und schlecht läuft?”. Die Antwort ist oft: “Ja klar!”. Das stimmt aber in der Regel nicht. Am Ende sind immer Annahmen getroffen worden, auf deren Basis Entscheidungen für die Implementierung getroffen wurden. Da haben wir angesetzt und eine Methode entwickelt, die einfach aber effektiv aus den Anwendern rausholt, was sie wirklich gebrauchen können. Wir durchlaufen mit 9-12 Anwendern eine Reihe an Aufgaben: Erfassen von Anwendungsfällen auf bunten Zettelchen nach gut – mäßig – schlecht abgebildet in der täglichen Arbeit Einordnen auf einem Koordinatensystem, das mit Kreppband an die Wand geklebt wurde. x-Achse: Anzahl beteiligter Personen, y-Achse: Art der Zusammenarbeit asynchron/synchron bzw. langsam/schnell In Dreierteams müssen aus allen Anwendungsfällen Prio 1, 2 und 3 bestimmt werden (“Wenn wir morgen starten könnten, was sollten wir als erstes angehen?”) Das Ergebnis wird gegen die anderen Dreierteams gepitcht Die Gesamtgruppe muss einen Konsens finden und Prio 1, 2 und 3 festlegen Befüllen einer Risikomatrix (“Was wären hier im…

Warum Transformation nicht nur Sache der Kunden ist

Ist die Scorecard für dieses Quartal schon grün? Noch nicht? Na dann mal los, ordentlich Projekte verkaufen! Das brauchen die Kunden ja nun mal in diesen Zeiten. Projekte. Machen ja alle digitale Transformation, das geht nicht ohne Projekte. Goldene digitale Zeiten, speziell für Implementierungspartner, Softwareintegratoren und sonstige Dienstleister dieser Welt. Echt? Warum es manchmal besser ist, KEIN Projekt zu verkaufen. Nehmen wir mal einen Kunden, am besten den klassischen „Office 365-Verzweifler“. Den teilen wir nochmal in zwei Unterkategorien auf: Variante 1: „Wir haben Office 365 volle Hütte. Woher wissen wir gar nicht so genau, vermutlich gab es das irgendwann mal günstig als Goodie bei der Vertragsverhandlung mit Microsoft. Brauchen wir aber eigentlich nicht, wir betreiben alles im Keller. Aber auf einmal ist Cloud ja nicht mehr Böse. Chef sagt, wir müssen „da mal ran“. Gut, dass wir das schon alles bezahlt haben. Schalten wir mal frei für alle.“ Variante 2: „Oh mann, Chef war wieder auf einem Digitalisierungsselbstfindungsseminar am Wochenende. Wir müssen jetzt die ganzen unglaublichen Möglichkeiten „der Cloud“ nutzen. Er hat uns auch direkt gesagt, mit welchen Themen wir mit Sicherheit riesengroße Jubelschreie bei allen Mitarbeitern auslösen. Müssen wir nur machen. Ist ganz einfach. Hat er in einem Vortrag gehört.“ Ähnlichkeiten mit real existierenden Unternehmen sind selbstverständlich völlig zufällig. Aber jetzt – Überraschung – schauen wir nicht von oben herab auf den Kunden und überlegen uns, wie er die digitale Transformation besser, schneller, agiler, hübscher, effizienter, effektiver… [Anm. d. R.: hier bitte ein passendes Adjektiv der Wahl einsetzen] umsetzen…

Arbeitest Du noch, oder kollaborierst Du schon?

„Sag mal Klaus, bei dieser Geschichte da, dieses „Team-Portal“ oder wie das hieß, machst Du da schon mit?“. „Ne. Keine Zeit. Ich arbeite einfach ganz normal. Ich habe Dir meine aktualisierte Version der Excel übrigens auch gerade rübergemailt, dann kannst Du das mit den anderen Rückläufern wieder in eins konsolidieren. Für das Meeting morgen.“ Übertrieben? Überzogen? Leider nicht. Es prasseln ja auch dermaßen vielen Transformations-, Optimierungs- und sonst welche gutgemeinten Projekte auf die Mitarbeiter ein, dass der Kollege im Grunde zurecht in eine Abwehrhaltung gegen alles Neue geht. „Dann machen wir doch dazu ein Projekt!“ Nein! Aus! Sitz! Das ist ja genau das Problem, liebe Chefstrategen und Transformationsbegeisterte. Den Willen zur Entwicklung Eurer Organisation in Ehren, wirklich. Aber die Denke ist falsch, dass es jetzt halt nochmal ein bisschen anstrengend wird für die Kollegen, aber dann, daaaaaaaan, macht sich der Effekt so richtig bemerkbar. Ganz bald. Nur meist tritt dieser Effekt aber nicht bzw. auf diesem Weg nicht ein. Aber ein anderer: der Frustpegel bei den Kollegen steigt. Und man muss auch nicht Psychologie studiert haben, um das vorauszusehen. Haben wir doch aber immer schon so gemacht… Denn was bekommen die Kollegen in der Regel NICHT zugestanden? Zeit. Zeit, um sich mit einer neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. „Mach anders jetzt, is’ besser so. Und hip. Gibt’s auch ne App für. Kannste voll Zeit sparen und mal früher Feierabend machen.“ Echt jetzt? So naiv kann doch keiner sein! Die bittere Realität zeigt: doch. Aber zum Glück nicht immer und es…

„Sie verkaufen mir ja gar nichts, Sie beraten mich doch schon“

Wie Adaption im digitalen Transformationswahnsinn gelingen kann Vorneweg: Was ist ein guter Verkäufer? Derjenige, der den meisten Umsatz macht vermutlich. Das wird die herrschende Meinung sein. Ich definiere es anders. Aus meiner Sicht ist der beste Verkäufer der, der seinen Kunden am glücklichsten macht. Versteht mich nicht falsch, mir ist das betriebswirtschaftliche Grundprinzip des „Geld-von-Kunden-durch-Zauberhand-in-Gehalt-Umwandelns“ durchaus klar und darum soll es hier auch nicht gehen. Denn auch ein glücklicher Kunde bezahlt für die Leistungen, die er erhält. Digitale Transformation. Der Wahnsinn. Alle machen mit, die wenigsten wissen genau warum. Digitaler Arbeitsplatz. Noch besser. Und da sind wir auch voll im Thema. Was ist der wohl größte Haken an dem Wortpaar „Digitaler Arbeitsplatz“? Richtig, der Mensch vor dem Rechner. Der ist nämlich nach wie vor noch ziemlich analog. Und mit eben diesem „Digitalen Arbeitsplatz“ beginnt eine weitere Diskussion, die vielerorts für Unruhe sorgt. Nämlich die Frage, ob es sich hier um ein technisches Projekt handle oder eben nicht. „Keine Technik, keine Technik!“ höre ich es aus einigen Ecken rufen. Stimmt. „Technik muss sein, ist aber nur der Enabler!“ aus anderen. Stimmt auch. Aber wer handelt auch wirklich danach? Jeder weiß inzwischen: Wir sollten den Mitarbeitern nicht einfach einen bunten Blumenstrauß an Funktionen hinwerfen und Ihnen damit viel Spaß wünschen. Die klassische IT getriebene Einführungsmethode. Aber das machen wir ja nicht mehr. Wir fragen die Mitarbeiter jetzt vorher! Sogar das Zauberwort „Anwendungsfall“ fällt dabei. Jetzt merken wir aber dabei, dass die Fachleute aus Personal, Marketing, Vertrieb und Co so gar nicht mit…