Adoption für Office 365 – where top down meets bottom up

Wir haben in den letzten Monaten viel an unseren Methoden geschliffen. Eine wichtige Frage dabei war, wie wir top down-Themen zu den Anwendern bringen, ohne dass diese sich dagegen sträuben.

Im Office 365-Kontext haben sich drei „Interessensgruppen“ gebildet:

  • Wollen Office 365 einsetzen, wissen aber nicht, mit welchen Anwendungsfällen sie starten sollen
  • Haben Office 365 im Haus, aber keinen interessiert es
  • Haben Office 365 versucht „über die Technik“ populär zu bekommen und sind gescheitert

Allen stellen wir mehr oder weniger eine einfache Frage: „Habt Ihr Eure Anwender gefragt, was sie täglich machen und was dabei gut, mäßig und schlecht läuft?“. Die Antwort ist oft: „Ja klar!“. Das stimmt aber in der Regel nicht. Am Ende sind immer Annahmen getroffen worden, auf deren Basis Entscheidungen für die Implementierung getroffen wurden.

Da haben wir angesetzt und eine Methode entwickelt, die einfach aber effektiv aus den Anwendern rausholt, was sie wirklich gebrauchen können. Wir durchlaufen mit 9-12 Anwendern eine Reihe an Aufgaben:

  1. Erfassen von Anwendungsfällen auf bunten Zettelchen nach gut – mäßig – schlecht abgebildet in der täglichen Arbeit
  2. Einordnen auf einem Koordinatensystem, das mit Kreppband an die Wand geklebt wurde. x-Achse: Anzahl beteiligter Personen, y-Achse: Art der Zusammenarbeit asynchron/synchron bzw. langsam/schnell
  3. In Dreierteams müssen aus allen Anwendungsfällen Prio 1, 2 und 3 bestimmt werden („Wenn wir morgen starten könnten, was sollten wir als erstes angehen?“)
  4. Das Ergebnis wird gegen die anderen Dreierteams gepitcht
  5. Die Gesamtgruppe muss einen Konsens finden und Prio 1, 2 und 3 festlegen
  6. Befüllen einer Risikomatrix („Was wären hier im Haus Gründe für das Scheitern“)

Die Ergebnisse sind immer sensationell.

Der Termin dauert 2- 2,5 Stunden, sprich, die Mitarbeiter sind nicht den ganzen Tag geblockt. Die Absagequote ist sehr gering. Die Mitarbeiter fühlen sich extrem gut abgeholt und verstanden.

Wichtige Voraussetzung: der Termin muss sehr gut moderiert und gesteuert werden. Beispiel: es kommen immer wieder Wünsche und Wehklagen hoch – das muss sauber kanalisiert werden, denn das interessiert in dem Termin nicht. Wenn ein Anwender z.B. unbedingt Tool X haben will, dann ist die eigentliche spannende Frage: Wozu? Bei was würde Dir das konkret helfen? Welchen Aspekt Deiner tägliche Arbeit soll das verbessern? Was läuft im Moment dabei schief? Hindert Dich ein anderer daran bessere Ergebnisse zu erarbeiten?

Wir moderieren das mit zwei Personen und trennen dabei auch noch zwischen der Zuständigkeit für „Arbeitsweisen“ und „Changemanagement/Organisationsentwicklung“. Das ist auch unheimlich wichtig.

Und so bringen wir das zusammen, was ich mit der Überschrift meine: top down wurde Office 365 entschieden, das Management abgeholt und ähnliche Dinge gemacht. Bottom up bringen wir dann den Nutzen. Und zwar nicht im Sinne von „andere Kunden Ihrer Größe und Branche haben auch…“, sondern konkret belegbar.

Ein Beispiel aus dem letzten Termin dieser Art (im Originalton):

  • Platz 1: „viele Elemente im Posteingang“
  • Platz 2: „teilen und Zusammenarbeit an Teamdokumenten“
  • Platz 3: „Arbeitsstand/Transparenz“

Und wer jetzt gleich schreit: „Platz 2: Teams! Teams!!“ – nicht ganz. Aber das ist nicht eine Frage des Anwendungsfalls, sondern der Kultur im entsprechenden Unternehmen.

Aber das ist ein Thema für einen anderen Post 🙂

Thiemo Laubach

Managing Director contexxt.ai | Head of Digital Adoption