Microsoft Teams und Amaras Gesetz

Roy Amara war Mitgründer des Institute for the Future in Palo Alto, dem intellektuellen Herzen des Silicon Valley. Er hat eine Faustregel aufgestellt, die bis heute als “Amaras Gesetz” bekannt ist: Wir neigen dazu, die Wirkung einer Technologie kurzfristig zu überschätzen und auf lange Sicht zu unterschätzen.  Warum muss ich dabei an Microsoft Teams denken? Vermutlich wegen des aktuellen Hypes rund um Teams. Versteht mich nicht falsch, wir setzten Teams seit der Geburtsstunde ein und ich unterschreibe absolut das Potenzial und den Gedanken „eine Benutzeroberfläche für verschiedene Technologien in Hintergrund“. Zwei Aber. Aber Nummer eins: Amaras Gesetz. Aktuell scheint Teams das Allheilmittel für alle verhunzten SharePoint Implementierungen zu sein. Lag ja nur an der Oberfläche von SharePoint. Nicht für Endanwender und so. Und so kommen die Verantwortlichen zu dem naheliegender Schluss, dass eine geänderte Oberfläche ein positives Projektergebnis liefert. Das ist ein Trugschluss. Denn: Aber Nummer zwei: bei einigen Mitarbeitern wird das zwar „von alleine funktionieren“, bei dem Großteil aber nicht. Im Gegenteil, die zögerlichen Mitarbeiter fühlen sich dadurch noch mehr angehängt, man verstärkt also noch den Effekt aus dem verhunzten SharePoint-Projekt. Veränderte Ergebnisse erfordern verändertes Verhalten. Deshalb frage ich im Gespräch mit „Teams ist das Allheilmittel“-Kunden die Verantwortlichen immer Sie tauschen das Tool und ändern sonst nichts? Die nachweislich erfolglosen Maßnahmen sollen durch das neue Tool plötzlich die richtigen sein? Sie kümmern sich bevorzugt um die Promotoren, der Rest wird schon mitziehen? Das Projektteam, das es das erste mal versucht hat, wird es dieses Mal schon schaffen (das gilt…

Adoption für Office 365 – where top down meets bottom up

Wir haben in den letzten Monaten viel an unseren Methoden geschliffen. Eine wichtige Frage dabei war, wie wir top down-Themen zu den Anwendern bringen, ohne dass diese sich dagegen sträuben. Im Office 365-Kontext haben sich drei “Interessensgruppen” gebildet: Wollen Office 365 einsetzen, wissen aber nicht, mit welchen Anwendungsfällen sie starten sollen Haben Office 365 im Haus, aber keinen interessiert es Haben Office 365 versucht “über die Technik” populär zu bekommen und sind gescheitert Allen stellen wir mehr oder weniger eine einfache Frage: “Habt Ihr Eure Anwender gefragt, was sie täglich machen und was dabei gut, mäßig und schlecht läuft?”. Die Antwort ist oft: “Ja klar!”. Das stimmt aber in der Regel nicht. Am Ende sind immer Annahmen getroffen worden, auf deren Basis Entscheidungen für die Implementierung getroffen wurden. Da haben wir angesetzt und eine Methode entwickelt, die einfach aber effektiv aus den Anwendern rausholt, was sie wirklich gebrauchen können. Wir durchlaufen mit 9-12 Anwendern eine Reihe an Aufgaben: Erfassen von Anwendungsfällen auf bunten Zettelchen nach gut – mäßig – schlecht abgebildet in der täglichen Arbeit Einordnen auf einem Koordinatensystem, das mit Kreppband an die Wand geklebt wurde. x-Achse: Anzahl beteiligter Personen, y-Achse: Art der Zusammenarbeit asynchron/synchron bzw. langsam/schnell In Dreierteams müssen aus allen Anwendungsfällen Prio 1, 2 und 3 bestimmt werden (“Wenn wir morgen starten könnten, was sollten wir als erstes angehen?”) Das Ergebnis wird gegen die anderen Dreierteams gepitcht Die Gesamtgruppe muss einen Konsens finden und Prio 1, 2 und 3 festlegen Befüllen einer Risikomatrix (“Was wären hier im…

Warum Transformation nicht nur Sache der Kunden ist

Ist die Scorecard für dieses Quartal schon grün? Noch nicht? Na dann mal los, ordentlich Projekte verkaufen! Das brauchen die Kunden ja nun mal in diesen Zeiten. Projekte. Machen ja alle digitale Transformation, das geht nicht ohne Projekte. Goldene digitale Zeiten, speziell für Implementierungspartner, Softwareintegratoren und sonstige Dienstleister dieser Welt. Echt? Warum es manchmal besser ist, KEIN Projekt zu verkaufen. Nehmen wir mal einen Kunden, am besten den klassischen „Office 365-Verzweifler“. Den teilen wir nochmal in zwei Unterkategorien auf: Variante 1: „Wir haben Office 365 volle Hütte. Woher wissen wir gar nicht so genau, vermutlich gab es das irgendwann mal günstig als Goodie bei der Vertragsverhandlung mit Microsoft. Brauchen wir aber eigentlich nicht, wir betreiben alles im Keller. Aber auf einmal ist Cloud ja nicht mehr Böse. Chef sagt, wir müssen „da mal ran“. Gut, dass wir das schon alles bezahlt haben. Schalten wir mal frei für alle.“ Variante 2: „Oh mann, Chef war wieder auf einem Digitalisierungsselbstfindungsseminar am Wochenende. Wir müssen jetzt die ganzen unglaublichen Möglichkeiten „der Cloud“ nutzen. Er hat uns auch direkt gesagt, mit welchen Themen wir mit Sicherheit riesengroße Jubelschreie bei allen Mitarbeitern auslösen. Müssen wir nur machen. Ist ganz einfach. Hat er in einem Vortrag gehört.“ Ähnlichkeiten mit real existierenden Unternehmen sind selbstverständlich völlig zufällig. Aber jetzt – Überraschung – schauen wir nicht von oben herab auf den Kunden und überlegen uns, wie er die digitale Transformation besser, schneller, agiler, hübscher, effizienter, effektiver… [Anm. d. R.: hier bitte ein passendes Adjektiv der Wahl einsetzen] umsetzen…

Arbeitest Du noch, oder kollaborierst Du schon?

„Sag mal Klaus, bei dieser Geschichte da, dieses „Team-Portal“ oder wie das hieß, machst Du da schon mit?“. „Ne. Keine Zeit. Ich arbeite einfach ganz normal. Ich habe Dir meine aktualisierte Version der Excel übrigens auch gerade rübergemailt, dann kannst Du das mit den anderen Rückläufern wieder in eins konsolidieren. Für das Meeting morgen.“ Übertrieben? Überzogen? Leider nicht. Es prasseln ja auch dermaßen vielen Transformations-, Optimierungs- und sonst welche gutgemeinten Projekte auf die Mitarbeiter ein, dass der Kollege im Grunde zurecht in eine Abwehrhaltung gegen alles Neue geht. „Dann machen wir doch dazu ein Projekt!“ Nein! Aus! Sitz! Das ist ja genau das Problem, liebe Chefstrategen und Transformationsbegeisterte. Den Willen zur Entwicklung Eurer Organisation in Ehren, wirklich. Aber die Denke ist falsch, dass es jetzt halt nochmal ein bisschen anstrengend wird für die Kollegen, aber dann, daaaaaaaan, macht sich der Effekt so richtig bemerkbar. Ganz bald. Nur meist tritt dieser Effekt aber nicht bzw. auf diesem Weg nicht ein. Aber ein anderer: der Frustpegel bei den Kollegen steigt. Und man muss auch nicht Psychologie studiert haben, um das vorauszusehen. Haben wir doch aber immer schon so gemacht… Denn was bekommen die Kollegen in der Regel NICHT zugestanden? Zeit. Zeit, um sich mit einer neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. „Mach anders jetzt, is’ besser so. Und hip. Gibt’s auch ne App für. Kannste voll Zeit sparen und mal früher Feierabend machen.“ Echt jetzt? So naiv kann doch keiner sein! Die bittere Realität zeigt: doch. Aber zum Glück nicht immer und es…

„Sie verkaufen mir ja gar nichts, Sie beraten mich doch schon“

Wie Adaption im digitalen Transformationswahnsinn gelingen kann Vorneweg: Was ist ein guter Verkäufer? Derjenige, der den meisten Umsatz macht vermutlich. Das wird die herrschende Meinung sein. Ich definiere es anders. Aus meiner Sicht ist der beste Verkäufer der, der seinen Kunden am glücklichsten macht. Versteht mich nicht falsch, mir ist das betriebswirtschaftliche Grundprinzip des „Geld-von-Kunden-durch-Zauberhand-in-Gehalt-Umwandelns“ durchaus klar und darum soll es hier auch nicht gehen. Denn auch ein glücklicher Kunde bezahlt für die Leistungen, die er erhält. Digitale Transformation. Der Wahnsinn. Alle machen mit, die wenigsten wissen genau warum. Digitaler Arbeitsplatz. Noch besser. Und da sind wir auch voll im Thema. Was ist der wohl größte Haken an dem Wortpaar „Digitaler Arbeitsplatz“? Richtig, der Mensch vor dem Rechner. Der ist nämlich nach wie vor noch ziemlich analog. Und mit eben diesem „Digitalen Arbeitsplatz“ beginnt eine weitere Diskussion, die vielerorts für Unruhe sorgt. Nämlich die Frage, ob es sich hier um ein technisches Projekt handle oder eben nicht. „Keine Technik, keine Technik!“ höre ich es aus einigen Ecken rufen. Stimmt. „Technik muss sein, ist aber nur der Enabler!“ aus anderen. Stimmt auch. Aber wer handelt auch wirklich danach? Jeder weiß inzwischen: Wir sollten den Mitarbeitern nicht einfach einen bunten Blumenstrauß an Funktionen hinwerfen und Ihnen damit viel Spaß wünschen. Die klassische IT getriebene Einführungsmethode. Aber das machen wir ja nicht mehr. Wir fragen die Mitarbeiter jetzt vorher! Sogar das Zauberwort „Anwendungsfall“ fällt dabei. Jetzt merken wir aber dabei, dass die Fachleute aus Personal, Marketing, Vertrieb und Co so gar nicht mit…

Wenn Worte meine Sprache wären – Kommunikation als Projektrisiko

In SharePoint-Projekten prallen Welten aufeinander: der IT-Spezialist und der Endkunde. Dazwischen gibt es je nach Projekt noch eine Anzahl weiterer Rollen, und alle reden miteinander, verstehen sich aber leider nicht immer. Damit ist nicht gemeint, dass der SharePoint-Neuling beim Kunden André Anfänger und sein Chef Erwin Entscheider nicht verstehen, was Sven Senior-Consultant gerade zum Thema Farm-Topologie an das Whiteboard gemalt hat, sondern tatsächlich um eine scheinbar ganz banale Sache: miteinander Reden. Das Problem: Projektkommunikation Ein großes Problem dabei ist: Projekte sind Spezialfälle sozialer Organisationen, sozusagen „Gemeinschaften auf Zeit“, die keine echte Chance zur Entwicklung haben. Funktionieren sie einigermaßen, sind sie schon zu Ende. Es gibt kaum Zeit für das Kennenlernen, Aneinander-Gewöhnen, die Etablierung von Verhaltenskonventionen und Routinen. Wenn die Projektarbeit bereits Höchstleistungen erbringen soll, sind die Akteure noch dabei sich zu ordnen. Darüber hinaus wird oft ein wichtiger Grundsatz menschlicher Kommunikation vergessen, den der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick formuliert hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren.” Damit ist gemeint, dass Kommunikation keineswegs nur aus Worten besteht. Tonfall, Geschwindigkeit, Pausen, Lachen, Seufzen ist alles Teil der Kommunikation. Ebenso wie die Körperhaltung. Ein Gelingen der Kommunikation setzt somit voraus, dass sowohl das gesprochene oder geschriebene Wort verstanden wird, als auch die Gestik. Ein gutes Beispiel für das Gelingen von Kommunikation ist die heutige Chatsprache. Die Nutzung von Abkürzungen wie „OMG für Oh mein Gott“ oder „lol für laughing out loud“ setzt voraus, dass das Gegenüber diese Kürzel auch versteht – also die gleiche „Sprache“ spricht. Übertragen auf ein SharePoint-Projekt sollten alle Beteiligten im Hinterkopf…